Oprette og distribuere flettede e-mail-meddelelser
Du kan bruge opgaveruden Brevfletning, hvis du vil oprette en e-mail, som skal sendes til en gruppe.
BEMÆRK! Der skal være installeret et -kompatibelt e-mail-program på systemet, f.eks. Microsoft Outlook.

1. Peg på Breve og forsendelser i menuen Funktioner, og klik derefter på Brevfletning.
2. Klik på E-mails under Vælg dokumenttype.

Det aktive dokument bliver til , hvor du indtaster selve teksten til e-mail-meddelelsen.

1. Klik på Næste: Startdokument.

Hvis du er vant til at bruge brevfletning eller hellere vil arbejde uden hjælpen i opgaveruden, kan du bruge Brevfletning, hvor knapperne sidder i rækkefølge fra venstre mod højre.

Flere oplysninger om fremgangsmåden trin for trin

Du får hjælp i opgaveruden gennem resten af brevfletningen. Nedenfor kan du finde flere oplysninger vist trin for trin.

1. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

• Klik på Brug det aktuelle dokument.

Derefter kan du skrive meddelelsen i dokumentvinduet eller vente, indtil du får besked i opgaveruden om at skrive den på et senere tidspunkt.

1. Klik på Start med en skabelon.
2. Klik på Vælg skabelon.
3. Marker den ønskede skabelon under fanen Brevfletning i dialogboksen Vælg skabelon, og klik derefter på OK.

1. Klik på Start med eksisterende dokument.
2. Marker det ønskede dokument i boksen Start ud fra et eksisterende, og klik derefter påÅbn.
3. Hvis du ikke kan se dokumentet, skal du klikke på Flere filer, og derefter klikke på Åbn. Find dokumentet i dialogboksen Åbn, og klik derefter på Åbn.
4. Klik på Næste: Vælg modtagere.

1. Benyt en af følgende fremgangsmåder for at hente data:

1. Klik på Vælg fra kontaktpersoner i Outlook under Vælg modtagere.
2. Klik på Mappen Kontaktpersoner.
3. Klik på den ønskede liste over kontaktpersoner i dialogboksen Vælg mappe til kontaktliste, og klik derefter på OK.

Alle kontaktpersoner i mappen vises i dialogboksen Brevfletning – modtagere, hvor du kan redigere listen over de modtagere, der skal indgå i brevfletningen.

1. Klik på Brug en eksisterende liste under Vælg modtagere.
2. Klik på Gennemse.
3. I dialogboksen Vælg datakilde skal du finde og klikke på den ønskede .

Som standard åbner Microsoft Word mappen Datakilder.

1. Klik på Åbn.

Afhængigt af den valgte type datakilde kan der vises andre dialogbokse, hvor du skal angive bestemte oplysninger.
Hvis du som datakilde f.eks. har valgt en Microsoft Excel-projektmappe med oplysninger i flere regneark, skal du markere regnearket med de ønskede oplysninger og derefter klikke på OK.
Alle elementer i datakilden vises i dialogboksen Brevfletning – modtagere, hvor du kan redigere listen over de modtagere, der skal indgå i brevfletningen.

1. Klik på Skriv en ny liste under Vælg modtagere.
2. Klik på Opret.
3. Skriv oplysningerne til den første adresse under Adresseoplysninger i dialogboksen Ny adresseliste, f.eks. titel, navn og adresse. Det er ikke nødvendigt at udfylde alle felter.
4. Klik på Ny adresse for at afslutte den første adresse og gå videre til den næste.
5. Gentag trin 3 og 4, indtil du har oprettet alle adresser, og klik derefter på Luk.
6. Skriv et navn til adresselisten i boksen Filnavn i dialogboksen Gem adresseliste, og vælg derefter den mappe, som listen skal gemmes i.

Adresselisten gemmes som standard i mappen Datakilder. Det er en fordel at opbevare adresselisten her, fordi Microsoft Word som standard søger efter i denne mappe. Så hvis du vil bruge adressen i en senere brevfletning, skal du ikke først navigere rundt gennem filer og mapper for at finde den.

1. Klik på Gem.

Alle elementerne på den nye liste vises i dialogboksen Brevfletning – modtagere, hvor du kan redigere listen over de modtagere, der skal indgå i brevfletningen.

1. Vælg modtagerne i dialogboksen Brevfletning – modtagere.

1. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

Denne fremgangsmåde egner sig bedst, hvis listen er kort.

• Marker afkrydsningsfelterne ud for de modtagere, der skal indgå, og fjern markeringen i afkrydsningsfelterne ud for de modtagere, som ikke skal indgå.

Hvis du på forhånd ved, at langt de fleste adresser på listen skal indgå i brevfletningen, er det nemmest først at klikke på Marker alt og derefter fjerne markeringen ud for bestemte adresser. Hvis der omvendt kun skal ganske få adresser med på listen, kan du klikke på Ryd alt og derefter markere de adresser, der skal med på listen.

Du kan sortere adresserne på listen, så de vises i alfabetisk orden eller nummerorden.

• Klik på kolonneoverskriften for det emne, der skal sorteres efter. Hvis listen f.eks. skal sorteres alfabetisk efter efternavn, skal du klikke på kolonneoverskriften Efternavn.

Du kan filtrere adresserne på listen, hvis der er poster på listen, som ikke skal indgå i brevfletningen. Når du har filtreret listen, kan du angive, hvilke poster der skal indgå, ved at markere de tilhørende afkrydsningsfelter eller fjerne markeringen, som beskrevet i afsnittet ovenfor.

1. Klik på pilen ved siden af kolonneoverskriften til det emne, der skal filtreres efter.
2. Klik på en af følgende:
   • (Tomme) viser alle de poster, hvor det tilsvarende felt er tomt.
   • (Ikke tomme) viser alle de poster, hvor det tilsvarende felt indeholder oplysninger.
   • Hvis datakilden indeholder poster, der deler oplysninger, og der er ti eller færre værdier i kolonnen, som ikke deles af andre poster, kan du filtrere efter bestemte oplysninger. Hvis flere adresser f.eks. angiver Australien som land/område, kan du filtrere på Australien.

I dialogboksen Brevfletning – modtagere vises kun de angivne poster. Klik på (Alle), hvis du vil se alle poster igen.

1. Klik på OK for at vende tilbage til opgaveruden Brevfletning. De modtagere, du har angivet, anvendes til fletningen.

• Du kan anvende mere avanceret sortering og filtrering ved at klikke på pilen ved siden af et kolonnenavn og derefter klikke på (Avanceret). Brug derefter fanerne Filtrer posterog Sorter poster, og opret den ønskede sorterings- eller filtreringsforespørgsel.
• Hvis du har installeret software til validering af adresser, kan du klikke på Valider i dialogboksen Brevfletning – modtagere for at kontrollere modtagernes adresser.

1. Klik på Næste: Skriv e-mail-meddelelsen.

1. Hvis du ikke allerede har gjort det, skal du skrive den tekst, som skal fremgå af hver e-mail-meddelelse, i hoveddokumentet.
2. Indsæt de steder, hvor du vil flette navne og andre oplysninger, f.eks. hilsener.

1. Klik på det sted i hoveddokumentet, hvor du vil indsætte et .
2. Indsæt en af følgende:

1. Klik på Adresseblok.
2. Marker de adresseelementer, der skal indgå, og angiv de ønskede formater, i dialogboksen Indsæt adresseblok, og klik derefter på OK.
3. Hvis dialogboksen Angiv felter vises, kan det skyldes, at Microsoft Word ikke kan finde alle de relevante oplysninger til adressen. Klik på pilen ved siden af (ikke tilgængelig), og vælg derefter det felt fra , der svarer til det felt, der skal bruges til brevfletningen.

1. Klik på Hilsen.
2. Vælg formatet til linjen, som omfatter starthilsen, navneformat og efterfølgende tegnsætning.
3. Marker den tekst, der skal vises, hvis Microsoft Word ikke kan tyde modtagernavnet, f.eks. når ikke har et fornavn eller efternavn til en modtager, men kun et firmanavn.
4. Klik på OK.
5. Hvis dialogboksen Angiv felter vises, kan det skyldes, at Microsoft Word ikke kan finde alle de relevante oplysninger til linjen. Klik på pilen ved siden af (ikke tilgængelig), og vælg derefter det felt fra datakilden, der svarer til det felt, der skal bruges til brevfletningen.

1. Klik på Flere elementer.
2. Benyt en af følgende fremgangsmåder:
   • Hvis du vil vælge adressefelter, som automatisk svarer til felter i din , selvom felterne i datakilden har andre navne end dine felter, skal du klikke påAdressefelter.
   • Hvis du vil vælge felter, som altid henter data direkte fra en kolonne i en database, skal du klikke på Databasefelter.
3. Klik på det ønskede felt i boksen Felter.
4. Klik på Indsæt, og klik derefter på Luk.
5. Hvis dialogboksen Angiv felter vises, kan det skyldes, at Microsoft Word ikke kan finde alle de oplysninger, der er nødvendige for, at feltet kan indsættes. Klik på pilen ved siden af (ikke tilgængelig), og vælg derefter det felt fra datakilden, der svarer til det felt, der skal bruges til brevfletningen.

BEMÆRK! Hvis du indsætter et felt fra listen Databasefelter og senere skifter til en datakilde, som ikke har en kolonne med det samme navn, kan feltoplysningerne ikke indsættes i det flettede dokument.

1. Gentag trin 1 og 2 for alle de felter, der skal indsættes.

BEMÆRK!

• Du kan ikke skrive fletfelttegn (« ») manuelt eller bruge kommandoen Symbol i menuenIndsæt. Du skal bruge opgaveruden Brevfletning.
• Hvis fletfelterne vises i krøllede parenteser, f.eks. { MERGEFIELD By }, vises der i Microsoft Word i stedet for . Det påvirker ikke fletningen, men hvis du vil se resultaterne i stedet, skal du højreklikke på feltkoden og derefter klikke på Feltkoder til/fra i genvejsmenuen.

1. Du kan vælge at ændre formatet til de flettede data.

Før du kan formatere flettede data, skal du formatere i hoveddokumentet. Du må ikke formatere dataene i , da formateringen af disse ikke bevares, når du fletter dataene sammen i dokumentet.

1. Marker det felt i hoveddokumentet, som indeholder de oplysninger, du vil formatere. Marker også de omgivende fletfelttegn (« »).
2. Klik på Skrifttype i menuen Formater, og vælg de ønskede indstillinger.

Hvis du vil kunne styre andre dele af formateringen, skal du trykke på ALT+F9 for at få vist og derefter tilføje i fletfelterne.
F.eks.:

• Hvis du f.eks. vil have tallet "34987,89" vist som "kr34.987,89", skal du tilføje en talformatparameter (#) kr#.###,00).
• Hvis du vil udskrive kundenavne med store bogstaver, skal du tilføje parameteren til formatering af store bogstaver (* stortbogstav).
• Hvis du vil kontrollere, at flettede data har samme skriftstørrelse og punktstørrelse som i fletfeltet, kan du tilføje parameteren * MERGEFORMAT.

1. Når du er færdig med hoveddokumentet og har indsat alle fletfelterne, skal du klikke på Gem som i menuen Filer. Giv dokumentet et navn, og klik derefter på Gem.
2. Klik på Næste: Gennemse e-mail-meddelelserne.

Hvis du vil vedlægge filer eller andre oplysninger, skal du klikke på Fil i menuen Indsæt og derefter finde og markere det element, du vil vedlægge. Klik på pilen ved siden af Indsæt, og klik derefter påIndsæt som kæde. Microsoft Word indsætter indholdet af det element, du har angivet.

1. Se adresserne. Benyt en af følgende fremgangsmåder:
   • Du kan få vist et eksempel på adresserne i rækkefølge ved at klikke på pileknapperne knappen Tilbageknappen Frem.
   • Du kan søge efter en bestemt adresse og få den vist ved at klikke på Søg efter en modtager og derefter indtaste søgekriterierne i dialogboksen Søg efter adresse./nbsp;
2. Du kan om nødvendigt finjustere modtagerlisten. Benyt en af følgende fremgangsmåder:
   • Hvis en bestemt modtager skal holdes ude af en brevfletning, skal du klikke på Udeluk denne modtager.
   • Hvis du vil ændre noget på listen over modtagere, skal du klikke på Rediger modtagerliste og derefter foretage de nødvendige ændringer i dialogboksen Brevfletning – modtagere.
3. Klik på Næste: Afslut brevfletningen.

1. Klik på E-mail.
2. Afslut indstillingerne for distribution i dialogboksen Flet til e-mail.

1. Bekræft, at der står Email_Adresse eller lignende i boksen Til. Det sikrer, at Microsoft Word fletter e-mail-adresserne til linjen Til i meddelelserne og ikke andre fletfeltoplysninger.
2. Skriv emnelinjen til alle meddelelserne i boksen Emne.
3. Vælg det ønskede format i boksen E-mail-format.
4. Marker de poster, der skal flettes, under Send poster.
5. Klik på OK for at afslutte fletningen og sende meddelelserne.

Tegn abonnement på

BioNyt Videnskabens Verden (www.bionyt.dk) er Danmarks ældste populærvidenskabelige tidsskrift for naturvidenskab. Det er det eneste blad af sin art i Danmark, som er helliget international forskning inden for livsvidenskaberne.

Bladet bringer aktuelle, spændende forskningsnyheder inden for biologi, medicin og andre naturvidenskabelige områder som f.eks. klimaændringer, nanoteknologi, partikelfysik, astronomi, seksualitet, biologiske våben, ecstasy, evolutionsbiologi, kloning, fedme, søvnforskning, muligheden for liv på mars, influenzaepidemier, livets opståen osv.

Artiklerne roses for at gøre vanskeligt stof forståeligt, uden at den videnskabelige holdbarhed tabes.